Dropbox

Die Dropbox ist für mich die primäre Cloud-Anwendung mit der Aufgabe, die wichtigsten Daten zwischen Desktop, Laptop und Smartphone synchron zu halten. Da die Dropbox die Synchronisation der Daten zwischen Geräten im gleichen LAN direkt über das LAN ausführt, ist diese Technik für mich die „1. Wahl“. Selbstverständlich werden die Daten auch per Internet mit dem Dropbox-Cloud-Speicher synchronisiert.

Sensible Daten werden mit der Software Boxcryptor vor der Übertragung in die Cloud verschlüsselt und können wiederum nur über diese Software mit dem persönlichen Schlüssel auf dem jeweiligen System entschlüsselt werden. Dadurch sind diese Daten in der Cloud – auch über das Web-Interface der Dropbox – nicht zu lesen.

Die Dropbox auf dem Smartphone speichert die Daten nicht automatisch komplett lokal auf dem Smartphone (wird auf Desktop und Laptop so per Standard ausgeführt), sondern man kann bzw. muss einzelne Dateien hierfür extra kennzeichnen. Ansonsten werden die aus der Dropbox benötigten Daten bei Bedarf über das Internet geladen, was jedoch eine aktive Internetverbindung voraussetzt.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen und auch ohne aktive Internetverbindung immer alle für das Smartphone vorgesehene Daten in der Dropbox zur Verfügung zu haben, werden diese Daten durch die App Dropsync mit dem Datenbestand auf der MicroSDCard des Smartphones synchronisiert. Geht das Smartphone wieder online, werden dann die Änderungen auf dem Cloud-Speicher nachgeführt.

Welche Daten befinden sich in der Dropbox?

Grundsätzlich gibt es die nachfolgenden Kategorien bzw. Zielsetzungen:

Synchronisation von Daten und Programmeinstellungen zwischen Desktop und Laptop
Die Synchronisation der Daten zwischen Desktop und Laptop erfolgt für den kompletten Datenbestand mit dem Programm AllSync. Diese Synchronisation wird manuell – je nach Bedarf – gestartet. Um jedoch bei einem Ausfall des Desktops die „wichtigsten Daten“ unmittelbar auf dem Laptop aktuell zu haben, werden diese auf der Dropbox gespeichert. Die restlichen Daten können dann über die diversen Sicherungsmedien (z.B.: Amazon Drive) aktualisierte werden.

Gemeinsame Nutzung von Daten / Dateien mit dem Smartphone
Ich benutze einige Programme / Apps, welche sowohl auf den Windows-Rechnern wie auch auf dem Smartphone laufen. Diese speichern ihre Daten in der Dropbox, so dass diese immer auf allen Geräten automatisch aktualisiert werden.
Ansonsten fällt in diese Kategorie auch eine Vielzahl von Dokumenten (Word, Excel, PDF), welche dann plattformübergreifend gelesen aber auch bearbeitet werden können.

Gemeinsame Dropbox Ordner mit Dritten
Besteht die Notwendigkeit, mit einem anderen Dropbox-Anwender öfters größere Datenmengen auszutauschen oder Daten gemeinsam zu nutzen, kann man in der Dropbox einen gemeinsamen Ordner anlegen, auf welchen beide den Zugriff haben.

Bereitstellen von Daten für den Download durch Dritte
Um Daten per Download an einen Dritten weiter zu geben, werden sie – wie bei allen Cloud-Anwendungen – in der Dropbox gespeichert und der Freigabelink für den Download weiter gegeben. Der Empfänger der Daten muss selbst keine eigene Dropbox haben.

Spezielle Anwendungsbereiche sind:

Outlook Plug-In WinZip-Courier
Werden in Outlook an eine E-Mail Anlagen beigefügt, welche das gesamt Volumen von 10 MB überschreiten (von mir eingestellter Wert)
- erstellt das Plug-In eine ZIP-Datei mit diesen Anlagen
- stellt diese Zip-Datei in die Dropbox und gibt sie frei
- ersetzt in der E-Mail die Anlagen mit einem Texthinweis [112 KB] , dass die Anlagen über einen Link herunter geladen werden können
Dadurch ist sichergestellt, dass die E-Mails „schlank“ sind und unabhängig vom Datenvolumen der Anlagen die E-Mail-Postfächer des / der Empfänger nicht an die Grenzen bringt.

Scan to Dropbox
Der Multifunktionsdrucker Canon - PIXMA TS8050 ist so konfiguriert, dass die Funktion "Scan to Cloud -> Dropbox" das eingescannte Dokument in der Dropbox ablegt und somit schnell und ohne weiter Aktionen auch mobil zu Verfügung steht. Da der Drucker per WLAN mit dem Internet verbunden ist, wird für diesen Scan- und Übertragungsvorgang kein PC benötigt.
Die Funktion "Scan to PC" am Multifunktionsdrucker Canon - PIXMA TS8050, welcher - außer WLAN - auch per USB am Desktop angeschlossen ist, legt das eingescannte Dokument ebenfalls in der Dropbox ab.